专利登记簿副本及证明文件指引
2021-01-01 广州代办处
一、专利登记簿副本、批量专利法律状态证明办理指引及流程
（一）专利登记簿副本办理
1.专利登记簿副本简介
国家知识产权局授予专利权时建立专利登记簿。授予专利权时，专利登记簿与专利证书上记载的内容是一致的，在法律上具有同等效力；专利权授予之后，专利的法律状态的变更仅在专利登记簿上记载，由此导致专利登记簿与专利证书上记载的内容不一致的，以专利登记簿上记载的法律状态为准。专利登记簿副本的内容包括：专利权的授予；专利申请权、专利权的转移；专利权的质押、保全及其解除；专利实施许可合同的备案；专利权的无效宣告；专利权的终止；专利权的恢复；专利实施的强制许可；专利权人的姓名或者名称、国籍和地址的变更。
专利登记簿副本是一种即时法律状态的证明。
2.受理依据
⑴《中华人民共和国专利法》
⑵《中华人民共和国专利法实施细则》
⑶《关于重新核发国家知识产权局行政事业性收费标准等有关问题的通知》（发改价格〔2017〕270号）
3.请求办理条件
⑴专利授权公告后才可办理。
⑵任何公众均可办理专利登记簿副本。
⑶办理专利登记簿副本，可以在国家知识产权局、代办处办理。
4.请求办理所需材料
办理专利登记簿副本，只需提交由请求人签章的《办理文件副本请求书》1份（个人签名、单位及代理机构加盖公章）。
5.办理流程
⑴申请人完整填写文件副本请求书面交或邮寄至广州代办处；
⑵申请人缴纳办理专利登记簿副本费用，缴费人与请求人名称保持一致；
⑶广州代办处受理并审查申请人递交的办理文件副本请求书及相关资料；
⑷对符合要求的办理文件副本请求书，完成数据采集和专利登记簿副本制作工作；
⑸完成发文工作，由请求人至广州代办处窗口自取专利登记簿副本或邮寄至请求人登记地址。
（二）批量专利法律状态证明办理
1.批量专利法律状态证明
对于请求办理涉及多件专利的法律状态证明文件的，以批量专利法律状态证明的方式予以办理。
2.受理依据
《中华人民共和国专利法》
《中华人民共和国专利法实施细则》
《关于重新核发国家知识产权局行政事业性收费标准等有关问题的通知》（发改价格〔2017〕270号）
3.请求办理的条件
⑴批量专利清单中均为已经授权的专利，任何公众均可请求办理批量专利法律状态证明。
⑵批量专利清单中包含未授权的专利申请，请求人应当是专利申请人或专利权人。
⑶办理专利法律状态证明，可以在国家知识产权局、代办处办理。
4.请求办理所需材料
⑴批量专利法律状态证明（A类）
办理批量专利法律状态证明，其涉及的专利均为授权专利，所需材料如下：
①批量专利申请或专利法律状态证明业务单一份；
②经签字或盖章的《办理证明文件请求书》一份（将列表第一个专利号填至上述专利号空格，并注明专利具体数量），也可逐份提交请求书；
③专利号纸件清单和电子清单各一份，清单中仅含专利号即可，电子件请发至 gdsjj_guoyonghua@gd.gov.cn；
④请求人为个人的，提交请求人身份证复印件；请求人为单位的，提交经办人身份证明复印件。
⑵批量专利申请法律状态证明（B类）
办理批量专利申请法律状态证明，其涉及的专利申请包含未授权的专利申请，请求人应当是专利申请人或专利权人，所需材料如下：
①批量专利申请或专利法律状态证明业务单一份；
②经签字或盖章的《办理证明文件请求书》一份（将列表第一个专利号填至上述专利号空格，并注明专利具体数量），也可逐份提交请求书；
③专利号纸件清单和电子清单各一份，电子件请发至 gdsjj_guoyonghua@gd.gov.cn；
④申请人身份证明材料和委托关系证明材料；
申请人身份证明材料包含：专利申请人为个人的，为身份证复印件；申请人为单位的，为加盖公章的企业营业执照复印件；
委托关系证明材料包含：委托双方签字盖章的介绍信或委托书原件、被委托人的身份证明。
5.办理流程
⑴申请人完整填写办理证明文件请求书并提供相关材料面交或邮寄至广州代办处，电子清单（电子版）发送至广州代办处指定邮箱；
⑵申请人缴纳批量专利法律状态证明费用，缴费人与请求人名称保持一致；
⑶广州代办处受理并审查申请人递交的办理证明文件请求书及相关材料；
⑷对符合要求的办理证明文件请求书，完成数据采集；
⑸专利法律状态证明制作；
⑹完成发文工作，由请求人至广州代办处窗口自取批量专利法律状态证明或邮寄至请求人登记地址。申请文件请参照附件。
（三）审核期限
代办处收到合格文件日起10个工作日内出具相关证明。
（四）办理费用
专利登记簿副本: 1个申请号办理1份专利登记簿副本收取30元，办理2份收取60元，以此类推；2个申请号各办理1份专利登记簿副本，对每个申请号收取30元，以此类推。
批量专利法律状态证明：办理1份批量专利法律状态证明（含N个申请号）收取30元，办理2份收取60元，以此类推。
（五）联系方式
地址：广东省广州市天河区体育西路57号红盾大厦
电话：020-37656032，87681948
二、专利文件副本及证明文件办理注意事项
根据《国家发展改革委、财政部关于重新核发国家知识产权局行政事业性收费标准等有关问题的通知》（发改价格【2017】270号）的有关规定，自2017年7月1日起，对办理相关专利文件副本或证明文件，收取专利文件副本证明费，每份30元。对以下9种专利文件副本或证明文件收取专利文件副本证明费：
（一）专利登记簿副本
（二）批量专利（申请）法律状态证明
（三）在先申请文件副本
（四）专利授权文件副本
（五）专利证书副本
（六）专利证书证明
（七）专利授权程序证明
（八）申请人名称变更证明
（九）专利文档查阅复制证明（专利文件查阅不收取费用）。
目前，广州代办处可办理的业务种类为（一）（二）（三）（九） 。
请求人办理业务注意事项：
（一）关于请求文件的提交
请求文件的提交：文件副本或证明文件的出具请求文件可以通过网上（专利事务服务系统，以下简称“系统”）、窗口（专利局或代办处）以及邮寄方式提交。
（二）关于请求费用的缴纳
相关费用的缴纳：办理文件副本和证明文件需要缴纳“文件副本证明费”30元。可以通过中国专利电子申请网网上缴费系统缴纳(推荐使用) 、窗口缴纳（专利局或代办处）、邮局或银行汇付方式完成。特别需要注意的是：缴费人的名称（专利收费收据抬头）必须和提交的请求文件中“请求人”一栏中填写的名称一致。对于通过网上提交的请求，“系统”会自动在请求人一栏中填入请求人注册“电子申请用户账号”或“专利事务服务系统”用户账号时所使用的“名称”，且不能修改。无论由谁缴纳费用，缴费时“缴费人名称”必须填写“系统”中的“请求人名称”。
（三）关于文件副本和证明文件的出具业务办理流程
1.业务办理流程和时间点说明
请求数据和费用数据进入业务系统并匹配成功后，文件副本和证明文件的出具时间需要十个工作日，出具时间的起始以请求信息与费用信息在系统“匹配成功”为节点；因此，如果对业务办理周期有要求的请求人，需要对费用的缴纳与请求的提交时间点加以注意。
2.专利文件的查阅复制专利文件的查阅复制有两种方式：
一种是对专利文件查阅，该种业务不收取费用，专利局只提供通过相关网站、文献无法查阅的专利文件的电子文件。另外一种是对专利文件复制（证明形式），收取专利文件副本证明费。
3.办理批量专利（申请）法律状态证明，缴纳费用时，缴费收据中所填写的专利号，必须是批量请求中专利（申请）号清单中的第一个号（该号必须是已经授权的专利号）。
注意：批量专利法律状态证明有两种：一种是“批量专利法律状态证明”，该证明文件所出具的文件中只包含授权后的专利，任何人均可请求办理；另一种是“批量专利申请法律状态证明”，该证明包含授权后的专利和未授权专利申请，只有专利权人或申请人可以请求办理。
咨询电话：020-37656032。
三、关于文件副本和证明文件的出具业务办理最佳流程
（一）最佳流程
如果请求人希望尽快获得相关文件，通过网上“专利事务服务系统”提交请求文件，相关费用使用中国专利电子申请网网上缴费系统支付，可以缩短相应的业务办理时间。
（专利事务服务系统:http://cpservice.cnipa.gov.cn 中国专利电子申请网:http://cponline.cnipa.gov.cn）
（二）办理流程
1.登录“专利事务服务系统”，以下简称“系统”，使用专利事务业务用户（纸件申请用户）账户或电子申请注册用户的账号登录，可使用“文件副本&证明文件业务”模块，办理相关手续的提交业务。
2.选择“文件副本&证明文件业务”模块，点击“新增”，并按要求填写好基本信息，“*”号为必填项。填写注意事项如下：
⑴请求人名称，“系统”自动在请求人一栏中填入请求人注册“电子申请用户账号”或“专利事务服务系统”用户账号时所使用的“名称”，且不能修改。无论由谁缴纳费用，缴费时“缴费人名称”必须填写“系统”中的“请求人名称”。
⑵送达方式，可选择邮寄或者自取。
选择“邮寄”，需要填写具体收件人姓名、收件人地址、联系人电话以及收件人邮政编码，文件将由专利局制作并寄出；选择“自取”，需要选择自取地址专利局或某地方代办处。
⑶“收据号”与“缴费人”非必填项，可不填写，为了不影响业务的正常办理，请求人应先行缴纳费用，随后再提出办理请求。
关于网上缴费：使用中国专利电子申请网进行网上缴费，收费名称统一为“专利文件副本证明费”，每份30元。缴纳费用时，除需要填写专利号之外，开具收据的“缴费人”名称，一定要和请求书中填写的“请求人”名称一致。若未及时缴纳相关费用，1个月后，该请求信息会自动过期失效。
⑷填写好信息，即可点击“提交”。
此时，该请求的“当前状态”显示为“已提交待审核”，当显示为“待制作”时，表示请求信息已审核合格。请求数据和费用数据进入业务系统并匹配成功后，“当前状态”显示为“费用合格，待制作”，文件副本和证明文件的出具时间需要十个工作日。
3.当请求的“当前状态”显示为“制作完成”，点击“操作”-“打印取件凭条”，申请人可在发文日后，携带自取凭条到代办处窗口领取文件。
注：同一请求人对同一个专利号不得同时提出多次申请，待正在办理的请求“制作完成”或“过期失效”后，方可再次提出申请。
咨询电话：020-37656032
附件：
